送信

送信時の注意とマナー

送る前のチェックリスト
□　宛名は正確か？挨拶は入っているか？
□　件名は一番伝えたい事がタイトルになっているか？
□　文章の内容は適切か？　読みやすい箇条書きになっているか？
□　署名は入っているか？　相手に応じた署名になっているか？
□　添付ファイルの（サイズ）は大きくないか？、
□　相手が読める形式（拡張子）になっているか？
（拡張子とはファイル名の後に付いている　.jpg .gif .doc などの記号です）

1、件名は必ず入れよう

一番伝えたいことを件名にしよう。
特に若い人や仕事でメールを使っている人などは、メールの数が多くなるので、友達などのメールは「そのうち読めば良い」と開封が後回しにされたりして、用件が間に合わなくなる事も考えられます。
しかし、開封されなくても件名だけは相手が読む事は間違いないので、件名を見ただけで内容が想像できるような「一番伝えたい事」を件名に要約して送るのが「メールの達人」と言える訳です。

何でもReにすれば良いものではない。
メールに返信のボタンを押すと件名の前に「Re:」の文字が自動的に入ります。「Re」は「Response」の略で受け取ったメールに対する返信だと言うことをあらわしています。
非常に便利な道具だけれど、最初は良いが何回かやり取りする中に件名と内容が合わなくなったりする事が起るので注意が肝要です。こんな時には内容に合った件名に変えた方が良い場合があります（勿論本文で件名の変更したことを断わるのを忘れずに）。

例えば

2、複数の人にメールを送る

1、宛名の欄には

宛名・ CC ・ BCC

の３種類があります。

（1）宛先・・・・・本来の宛名

（2）C C ・・・・・カーボン・コピーの略。内容を本来の宛先以外の第３者に参考として知らせる（受信者は、本分が誰宛で誰と誰にこのメールが届けられているかが判る）

（3）B C C ・・・・ブラインド・カーボン・コピーの略。第３者に知らせる機能は同じだが、受信者は C C と違って誰にコピーが配信されているか判らない。
これを応用して、宛先を自分のアドレスにして、送る相手のアドレスを総て B C C にしてしまえば他人のアドレスとこのメールの秘密は総て守られる事になります。

2、宛名のグループ化でメンバーに一括送信。
サークル仲間など、全員のメンバーに連絡するときなど、毎回メンバー全員の宛名をアドレス帳から選ぶのは大変だし、間違いの発生する事も起ります。そこで「同窓会」とか「遊び仲間」とかのグループアドレスを作っておけば一度の操作で宛名を書き込む事が出来ます。
これは“全員のアドレスを登録しおいて、その代表アドレス名をクリックするだけで”メンバー全員を一度で宛名欄に書き込めるので大変便利です。

・・・アドレス帳の活用ページに詳しく作り方が載っています・・・

ただし、これは会員名簿のようなものなので、同じメールが会員全員に送られた事・全員のメールアドレスが配信された人に知られてしまいます。
それがまずい時は特定の人だけに B C C を使う等の工夫が必要になります。

3、HTML形式のメール
従来「メールの設定をHTML形式でなくテキスト形式にして置く」と言われて来ました。以前からメールを使用していた人は「テキスト形式」で使っているのが普通です。つい最近まではパソコンの初期設定もテキスト形式になっているのが普通でしたが、Wiｎ98・Me以降はHTML形式に初期設定されているので、テキスト形式に変更しないと、相手がテキスト形式の場合は文字化けして「意味のない文字や数字の羅列」のメールになり、いわゆる“迷惑メール”を送ることになってしまいます。

そこで“用件を主体にしたメール”を主眼として、テキスト形式に変更して置く事をお勧めします。
テキスト形式に変更するには、Outlook Express の画面で「ツール」－「オプション」－「送信」の画面を出して、「HTML形式」のチェックをはずし、テキスト形式にチェックを入れればOKです。

HTML形式のメールでは、BGMをつけたり綺麗な背景画像をつけて送信する事ができますが（但し相手もHTML形式に設定してあることが条件です）メモリーサイズが大きくなって送信時間が長くなるので、相手がHTML形式でメールを設定してあるのが判っている、特別の相手以外はやらない方が無難です。(特に相手がダイアルアップ方式の場合は止めましょう）

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