◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ 【返書】を活用しよう ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
返書を書くときは【返信】ボタンをクリックしましょう。
新しいウィンドゥが開いて文章入力ができるようになります。このとき、元の文章が引用されています。これをいかに活用するかが腕のみせどころです。
<元のメール>
太郎さん、明日の打ち合わせのとき
鋏をもってきてくださいませんか?
糊もあったらたのみます。
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相手の署名
-----------------------
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<【返信】ボタンを押した直後>
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自分の署名
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----- Original Message -----
From: "Hanako"< hanako@kamakuranet.ne.jp>
To: "taro"<taro@kamakuranet.ne.jp>
Sent: Thursday, May 15, 2003 9:34 AM
Subject:持参品の確認
>太郎さん、明日の打ち合わせのとき
>鋏をもってきてくださいませんか?
>糊もあったらたのみます。
>---------------------------
>相手の署名
>---------------------------
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まず、つぎのように加工し不要な部分を削除します。
>太郎さん、明日の打ち合わせのとき
>鋏をもってきてくださいませんか?
>糊もあったらたのみます。
******************************
自分の署名
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次に、返事を記入します。
花子さん、こんばんは:
>太郎さん、明日の打ち合わせのとき
>鋏をもってきてくださいませんか?
2ヶ持参します。
>糊もあったらたのみます。
手持ちがありません。
******************************
自分の署名
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原則は
- 余計なものは送り返さない。
- しかし、元のメールが思い出せる程度に適度に引用する。
- 回答は項目毎に1対1にしてわかりやすくする。
特に、何回もやり取りしていると引用が長くなるので、注意しましょう。
(解説1)
返書は着信の確認をかねている
電子メールは着信したことが保証されていません。従って受信したときは、何か返事を書きましょう。返事を受信したことで受信の確認となります。ただし、長々と引用するのはやめましょう。【返信】するとアドレスが自動的に入りますので、間違う可能性は少なくなります。【全員に返信】すると元のメールが送られた全員にあなたの返信が送られます。グループで情報共有する場合には便利です。
(解説2)
【返信】の表題(Subject)は自動的にはいります。
上記の例では
Re:持参品の確認
となります。これは変更しない方がよいです。
(解説3) 何故素っ気ないメールにするか?
昔インターネットが始まった頃はネットワークのリソース(資源、パイプの太さ)が不足していました。従って、メール1本でも必要最小限にするよう心がけるようにしていました。今ではブロードバンド時代になりメールの1本位はどうでもよくなりましたがやはりリソースは大事につかいましょう。従って、メールでは、時候の挨拶や、拝啓〜敬具といった形式はとらない習慣です。礼儀を知らない奴だといからないようにしましょう。(したがって、上記の例で、「花子さん、こんばんは」の部分は異論のある方もあるでしょう。)
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